Informativa sul trattamento dei dati dei dipendenti

  1.  Introduzione

La presente Informativa sulla Privacy riguarda il trattamento di tutti i dati personali di (ex) dipendenti, lavoratori temporanei sottoposti a supervisione diretta (ad esempio, collaboratori indipendenti e personale in formazione), (ex) dirigenti e responsabili ed (ex)membri del consiglio di sorveglianza od altro organismo simile (di seguito denominati “Dipendenti” o “Voi”) da parte di Nutreco N.V. con sede a Stationsstraat 77, Amersfoort, Paesi Bassi, e da parte di qualunque altra azienda direttamente od indirettamente posseduta o controllata da Nutreco con cui voi possiate aver interagito o con cui possiate aver intrattenuto rapporti (di seguito “la Nostra Società” or “noi”). Nutreco N.V. o qualunque azienda direttamente od indirettamente posseduta o controllata da Nutreco con cui possiate aver intrattenuto rapporti è responsabile del trattamento dei vostri dati personali. La presente informativa descrive chi siamo, come e per quali finalità processiamo i vostri dati personali e fornisce tutte le altre informazioni che possono risultare per voi rilevanti. In caso di ulteriori domande, vi invitiamo a contattarci tramite i riferimenti indicati in calce alla presente informativa.

La presente Informativa sulla Privacy si applica a decorrere dal 24 maggio 2018. Le ultime modifiche sono state apportate in data 24 maggio 2018.La presente informativa potrà essere soggetta a modifiche nel tempo: in tal caso, sul nostro sito web potrete trovare sempre la versione più aggiornata. In caso di modifiche significative della presente informativa apportate nel durante del vostro rapporto lavorativo con la nostra Azienda, provvederemo ad informarvi con azioni specifiche.

2.   Per quali finalità trattiamo i vostri dati personali?

La nostra Azienda raccoglie e tratta i vostri dati personali per la stipula e l’esecuzione la del vostro contratto di lavoro. Il trattamento perseguirà unao più delle seguenti finalità aziendali:

A.   Risorse Umane, gestione del personale ed amministrazione paghe.

Processiamo i vostri dati personali per le attività proprie del dipartimento Risorse Umane, per la gestione del personale e per gestire il vostro fascicolo dipendente. Queste attività includono il trattamento dei vostri dati personali per la valutazione dei vostri risultati professionali, iniziative di outplacement, gestione di permessi ed altre assenze, informazioni pensionistiche, viaggi e trasferte, nonché tutte le comunicazioni con l’Azienda. Potremo anche dover processare i vostri dati personali in ottemperanza a prescrizioni normative e regolamenti. Questo accade, ad esempio, per le attività di identificazione personale, prevenzione delle frodi, controlli aziendali interni e sicurezza aziendale. Se siete lavoratori stranieri (“espatriati”), i vostri dati personali saranno trattati a fini fiscali. Inoltre, processiamo i vostri dati personali per la gestione delle buste paga, il che comporta non solo la gestione dei pagamenti degli stipendi, ma anche la gestione dei dati riguardanti orari di lavoro, straordinari, bonus ed altri compensi, emolumenti o benefit.

A tale scopo

  • Noi trattiamo i vostri dati personali per dare attuazione al contratto di lavoro in essere con voi e per rispettare gli obblighi previsti ai sensi di legge.
  • Noi trattiamo, nella misura necessaria, i dati relativi ai vostri contatti, data di nascita, sesso, stato civile e nazionalità, fotografie, video, codice fiscale, dati relativi a carte di identità o passaporti, dichiarazioni della situazione lavorativa, dati riguardanti fede religiosa, registrazione in camera di commercio, partita iva, informazioni sulla carriera lavorativa (quali storia professionale, curriculum scolastico), su mansioni e posizione lavorativa, permessi di lavoro, disponibilità, condizioni di assunzione, dati fiscali, dati di pagamento, ore lavorate, dettagli del fascicolo personale, dati assicurativi, ubicazione ed organizzazioni, beneficiari e familiari a carico, dati  account/profilo (sistemi ICT aziendali), dati generati durante l’espletamento del contratto di lavoro e corrispondenza intrattenuta con la nostra Azienda relativamente allecandidature, incluse referenze, assenze ed informazioni sui congedi e permessi.

 

 B.   Per l’espletamento dei processi aziendali e di gestione interna

Se lavorate per la nostra Azienda, i vostri dati personali saranno oggetto di trattamento nell’espletamento e organizzazione delle attività aziendali. Ciò include la gestione generale, la programmazione del lavoro, il rilievo delle ore lavorate, l’imputazione delle ore lavorate a parti terze la richiesta di contributi pubblici o privati, l’elezione dei membri facenti parte dell’organo di partecipazione della Azienda, la amministrazione della associazione del personale e la gestione dei beni aziendali e dei dipendenti. Trattiamo i vostri dati personali per la gestione interna, ad esempio predisponendo strutture di trattamento centralizzate al fine di operare con maggiore efficienza. Effettuiamo audit ed indagini, attuiamo controlli aziendali e gestiamo ed usiamo i fascicoli dei dipendenti. Inoltre, processiamo i vostri dati personali per finalità di archiviazione e di assicurazione, per consulenze legali ed aziendali e nell’ambito della composizione delle vertenze.

Per questa finalità

  • Trattiamo i dati personali sulla base del nostro legittimo interesse a mettere in atto attività aziendali sicure ed a migliorare tali attività.
  • Processiamo, per quanto applicabile, i dati dei Dipendenti relativi a contatti, data di nascita, sesso, occupazione e mansione, disponibilità, ore lavorate, dettagli assicurativi, ubicazione ed organizzazioni, dati pertinenti contenuti nei fascicoli personali, beneficiari e famigliari a carico, nonché i dati generati durante l’espletamento del contratto lavorativo.

 

 C.   Salute, sicurezza ed integrità

La nostra Azienda conferisce grande valore a salute, sicurezza ed integrità. Trattiamo i vostri dati personali per salvaguardare i nostri dipendenti ed i nostri clienti. Pertanto, controlliamo, verifichiamo e monitoriamo i nostri dipendenti sia prima della assunzione che durante il loro rapporto di lavoro ed autentichiamo lo status dei nostri dipendenti ed i rispettivi diritti di accesso. Inoltre, processiamo i vostri dati personali per garantire la sicurezza e la salute sul lavoro e per tutelare i beni aziendali, dei dipendenti e dei clienti.

 

Per questa finalità

  • Processiamo i vostri dati personali sulla base del nostro legittimo interesse a monitorare i processi aziendali interni e per rispettare le vigenti normative.
  • Processiamo i dati relativi a contatti, fascicoli personali, informazioni assicurative, ubicazione ed organizzazioni nonché le informazioni sanitarie che voi ci fornite.

 

  • D.   Per analisi e sviluppo organizzativo, reporting gestionale, acquisizioni e disinvestimenti

Nella nostra Azienda, trattiamo i vostri dati personali per la preparazione e l’analisi dei report gestionali. Ad esempio, effettuiamo indagini e sondaggi presso il personale dipendente per conoscere le vostre opinioni e pareri in vista della preparazione dei nostri rendiconti gestionali. Inoltre, processiamo i vostri dati personali nell’ambito di operazioni di fusione, acquisizione e disinvestimento, e per gestire tali transazioni.

Per queste finalità

  • Trattiamo i vostri dati personali sulla base del nostro legittimo interesse a garantire una operatività aziendale sicura ed a migliorarla costantemente.
  • Trattiamo i dati dei vostri contatti, dati personali quali data di nascita, sesso, posizione lavorativa, condizioni di assunzione, informazioni assicurative, ubicazione ed organizzazioni, beneficiari e familiari a carico, nonché i dati a voi relativi generati durante l’espletamento del contratto di lavoro.

 

  • E.   Per il rispetto delle leggi vigenti

In alcuni casi, processiamo questi dati personali per adempiere agli obblighi di legge cui l’Azienda è soggetta, quali ad esempio gli adempimenti in materia di risorse umane. Potremmo, ad esempio, aver bisogno di processare i vostri dati personali anche per ottenere contributi, o per rispettare regolamenti fiscali. Ai sensi di legge, potremmo dover comunicare i vostri dati personali ad istituzioni statali od autorità di controllo.

 

Per queste finalità

  • Trattiamo i vostri dati personali per ottemperare ad obblighi normativi che ci vengono imposti.
  • Processiamo i dati dei vostri contatti, data di nascita, sesso, stato civile, nazionalità, codice fiscale, dati della carta di identità o del passaporto, dichiarazione di stato lavorativo, dati della camera di commercio e partita IVA, posizione lavorativa, permessi di lavoro, condizioni di assunzione, informazioni fiscali, informazioni di pagamento, ubicazione ed organizzazioni.

 

 

  • F.    Per monitorare ed accertare la conformità rispetto alle politiche ed ai regolamenti aziendali

Monitoriamo il personale dipendente per verificarne la conformità con le politiche ed i regolamenti aziendali. Inoltre, monitoriamo l’uso dei nostri network, dei sistemi e delle informazioni aziendali per verificare la conformità con le politiche aziendali. Questo avviene indipendentemente dal fatto che per l’accesso o l’uso delle informazioni, del network o dei sistemi aziendaliusiate dispositivi privati o dispositivi aziendali.

 

Se si sospetta che un dipendente abbia comportamenti o compia azioni non conformi alle politiche ed ai regolamenti aziendali, la nostra Azienda potrà condurre una indagine interna e generare e processare dati personali aggiuntivi. Potremmo, ad esempio, avviare questo tipo di indagine in caso di illecito trasferimento di segreti aziendali, di informazioni confidenziali, di proprietà intellettuali o know-how, di comportamenti fraudolenti o nel caso in cui si sospetti che un dipendente sia all’origine di virus, spam od intrusioni nei sistemi o nella rete aziendale.

 

Per queste finalità

  • Trattiamo i vostri dati personali sulla base del nostro legittimo interesse a monitorare i processi interni ed al fine di ottemperare alle disposizioni normative.
  • Processiamo i dati degli account/profili (sistemi ICT aziendali) quali ad esempio ora e data di login, tipologia di informazioni e file condivisi, la ricerca di query ed il tipo di servizio usati, il numero del vostro dispositivo mobile, gli indirizzi IP, gli indirizzi MAC, i documenti cui avete acceduto e la durata degli accessi, le informazioni sulla rete mobile, il sistema operativo del dispositivo mobile e quale browser impiegate, la time zone ed i dettagli del dispositivo.
  • I dati trattati per queste finalità non vengono conservati dalla Azienda, salvo nel caso in cui siano collegati a comportamenti non conformi. In tal caso, i dati personali pertinenti saranno conservati sino a completamento delle indagini o delle azioni legali.

 

  • G.   Tutela degli interessi vitali dei Dipendenti

L’Azienda processerà i vostri dati personali qualora ciò sia necessario per tutelare i vostri interessi vitali. Questo potrebbe verificarsi, ad esempio, nel caso siate affetti da una condizione medica della quale è necessario mettere a conoscenza i vostri colleghi e superiori.

 

Per questa finalità

  • Trattiamo i vostri dati personali per proteggere i vostri interessi vitali e processeremo i vostri dati personali se ciò si rendesse necessario per evitare il rischio di lesioni personali o qualunque altro rischio per la vostra salute;
  • Trattiamo i vostri dati relativi a contatti, fascicolo personale, informazioni assicurative, ubicazione ed organizzazioni, nonché i dati sanitari che ci avete fornito.

 

  • H.   Per offrire adeguate opportunità di sviluppo personale

Usiamo le informazioni conservate nei nostri sistemi HR per offrirvi adeguate opportunità di sviluppo personale. In tal modo, siamo in grado di offrirvi la giusta formazione, le attività di coaching più adeguate e le altre forme di guida alla carriera professionale e di sviluppo personale che più si confanno ai vostri bisogni. Usiamo i vostri dati personali anche per azioni finalizzate allo sviluppo delle potenzialità ed all’avanzamento professionale.

 

Per questa finalità

  • Trattiamo i vostri dati personali per dare esecuzione al contratto di lavoro in essere con voi.
  • Trattiamo i dati dei vostri contatti, le informazioni acquisite in fase di recruitment (quali storia lavorativa e curriculum scolastico), dati riguardanti l’impiego e la posizione, ubicazione ed organizzazioni, i dati generati durante l’espletamentodel contratto di lavoro, la corrispondenza intercorsa con la nostra Azienda relativamente alla vostra candidatura (incluse referenze ed informazioni su assenze e permessi).

 

  • I.     Per consentirvi di svolgere i vostri compiti professionali, nell’ambito della normale operatività aziendale

Quando lavorate nella nostra Azienda, usate i sistemi ed i network aziendali nell’ambito della normale operatività lavorativa. Inviate e-mail, fate ricerche sul web, effettuate telefonate. Potrete anche essere chiamati ad effettuare trasferte di lavoro per conto dell’Azienda. Nell’ambito di questa normale operatività aziendale, processeremo i vostri dati personali inclusi in questi documenti, o nei metadata allegati a tali documenti. Ad esempio, quando spedite una e-mail, processiamo le informazioni relative ai vostri contatti e quelle relative al vostro profilo.

 

Per questa finalità

  • Trattiamo i vostri dati personali per dare esecuzione al contratto di lavoro in essere.
  • Processiamo, per quanto richiesto, i vostri dati relativi a contatti, data di nascita, genere, posizione lavorativa, i dati dell’account/profilo (sistemi ICT aziendali), dati relativi a contenuti e traffico (comunicazioni internet, e-mail inviate e ricevute, documenti stampati, dispositivi di storage), dati della carta di identità o del passaporto, carte di credito, tessere/carte socio, preferenze di viaggio, piani di viaggio, dati sui backup.

 

  • 3.   Per quanto tempo conserviamo i vostri dati personali?

In genere, la nostra Azienda conserverà i Dati dei Candidati solo per il periodo di tempo richiesto per utilizzarli per le Finalità previste, nella misura ragionevolmente necessaria per ottemperare alle vigenti disposizioni normative od auspicabile per rispettare i periodi di conservazione eventualmente previsti.

Alla scadenza del periodo di conservazione, i Dati saranno immediatamente:

(i) cancellati o distrutti con modalità sicure; oppure
(ii) trasformati in forma anonima, oppure
(iii) trasferiti ad un Archivio (salvo nel caso in cui ciò sia proibito dalla legge o dalle  vigenti prescrizioni in materia di periodi di conservazione dei documenti)

 

 4.   Chi ha accesso ai vostri dati personali?

Accesso ai vostri dati personali all’interno della Azienda

Tutti i nostri dipendenti hanno accesso al vostro profilo aziendale ed ai dati che avete reso pubblicamente disponibili in tale profilo. Quando inviate dati ad altri destinatari, ad esempio quando inviate una mail ad un cliente, il destinatario riceverà anche i dati personali inclusi in tali dati. Tali dati saranno disponibili all’interno della Azienda, sulla base delle necessità.

I dipartimenti aziendali competenti (ad esempio, l’IT, HR, Legal, IT Security, Ethics & Compliance) possono avere accesso ai dati non pubblici, ma solo nella misura necessaria a svolgere i rispettivi compiti. Nell’ambito di tale trattamento, i vostri dati personali potranno essere trasferiti ad un altro paese che non garantisce un adeguato livello di protezione dei dati personali. Tuttavia, la Azienda ha preso tutti i provvedimenti necessari per garantire che i vostri dati personali siano adeguatamente protetti, grazie a Regolamenti Aziendali Vincolanti vigenti in tutte le aziende del Gruppo cui la nostra Azienda appartiene.

 

Accesso ai vostri dati personali da parte di terzi

Può accadere che le seguenti Terze Parti abbiano accesso ai vostri dati personali laddove ciò sia richiesto  per la fornitura di prodotti o servizi alla nostra Azienda: banche, società assicurative, società di gestione carte di credito, fornitori e consulenti IT, agenzie di viaggio, ambasciate, consulenti finanziari, fiscali e legali, clienti, contabili, società di leasing, autorità ispettive, autorità di controllo sanitario, specialisti forensi, centri di formazione del personale, società di facility service, servizi per la consegna di pacchi e lettere.

Qualora a parti terze sia consentito l’accesso ai vostri dati personali, la nostra Società prenderà tutte le misure necessarie, a livello contrattuale, tecnico ed organizzativo, per garantire che i vostri dati personali siano processati solo ed esclusivamente nella misura in cui ciò sia necessario per le finalità di trattamento concordate con la nostra Società. Le parti terze processeranno i vostri dati personali esclusivamente nel rispetto delle normative vigenti.

Nel caso in cui dati personali siano trasferiti ad un soggetto terzo in un paese che non garantisca un adeguato livello di tutela della privacy, la nostra Azienda assumerà le misure necessarie per garantire che i vostri dati personali siano adeguatamente protetti, ad esempi sottoscrivendo con tali terze parti Accordi Contrattuali in linea con le Normative vigenti nella Unione Europea

In altri casi, i vostri dati non saranno forniti a terzi, salvo per quanto richiesto a norma di legge.

 

  1. 5.   Come proteggiamo i vostri dati personali?

A nostro avviso e sulla base della valutazione di rischio da noi condotta, la Azienda ha assunto provvedimenti adeguati a garantire la sicurezza dei vostri dati personali. Nella nostra valutazione, abbiamo preso in considerazione il rischio di distruzione accidentale od illecita, di perdita, danno, alterazione, diffusione od accesso non autorizzati, nonché altre forme di trattamento illecito dei dati personali (tra cui, anche la raccolta di dati non necessari) o di ulteriore trattamento.

 

  • 6.   Come potete esercitare i vostri diritti in materia di privacy?

Avete il diritto di richiedere l’accesso o la consultazione dei vostri dati personali e, a certe condizioni, la rettifica e/o la cancellazione degli stessi. Inoltre, potreste godere anche del diritto di ottenere il blocco del trattamento dei vostri dati personali, di opporvi al trattamento nonché il diritto alla portabilità dei dati.

Per esercitare i vostri diritti in materia di protezione dei dati, si prega di prendere contatto con la nostra Azienda usando i riferimenti specificati in calce alla presente Informativa sulla Privacy. Potremmo richiedervi ulteriori informazioni per una adeguata verifica della vostra identità. 

 

  • 7.   È possibile revocare il consenso al trattamento dei dati?

Il consenso espresso dai dipendenti in genere non può essere usato per legittimare il trattamento dei dati dei dipendenti. Tuttavia, in presenza di alcuni specifici requisiti, ad esempio qualora la legge lo richieda, è possibile ottenere il consenso del Dipendente al trattamento. È sempre possibile revocare il consenso al trattamento dei dati concesso in precedenza. Vogliate considerare il fatto che la revoca del consenso non ha effetto retroattivo e che tale revoca è possibile solo nel caso in cui voi abbiate precedentemente dato il vostro consenso. Per revocare il consenso al trattamento dei vostri dati, contattare la nostra Azienda ai riferimenti indicati in calce alla presente Informativa sulla Privacy.

 

  • 8.   Come presentare un reclamo o denunciare una violazione dei dati?

Nel caso vogliate presentare un reclamo in merito all’uso dei vostri dati personali da parte della nostra Azienda, o siate venuti a conoscenza di una violazione dei dati da parte della nostra Azienda, potete presentare reclamo o denunciare la violazione tramite i contatti specificati in calce alla presente Informativa. Oltre a presentare reclamo alla nostra Azienda, avete il diritto di presentare reclamo presso l’autorità incaricata della tutela della privacy del vostro Paese.

 

  • 9.   Come contattarci?

Se avete domande riguardanti le modalità di trattamento dei vostri dati personali, vi preghiamo di leggere prima la presente informativa. Per domande, osservazioni, apprezzamenti o reclami, potete contattare il responsabile per la privacy del nostro gruppo scrivendo a privacy@nutreco.com.

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